Në botën e biznesit, menaxhimi i kohës merr rëndësi të veçantë, por teknikat që mund të zbatohen janë të vlefshme për shumë profesione.
Gjeneratat e “menaxhimit të kohës”
Asnjëherë koha nuk mund të menaxhohet në mënyrë perfekte, duke u bazuar vetëm tek oraret dhe axhendat. Ato ndihmojnë shumë, por kjo nuk mjafton. Ndaj duhen gjetur mënyra për të menaxhuar edhe kohën reale, e cila nuk varet aspak nga minutat, por nga ajo çfarë ndjejmë apo bëjmë. Ka pasur disa gjenerata që vepronin në mënyra të ndryshme për menaxhimin e kohës.
E para mbështetej te shënimet dhe listat. Gjëja që ishte para syve, bëhej e para.
E dyta futi në lojë procesin e planifikimit, i cili ndiqej nga përgatitja. Ndërsa gjenerata e tretë, i përmbahej planifikimit, vendosjes së prioriteteve dhe kontrollit. Të gjitha këto të bëjnë të kuptosh se mbi çfarë bazash vepron ajo që njihet si “gjenerata e katërt” për mënyrën se si menaxhon kohën.
Metoda më efikase
Gjenerata e katërt mbështetet kryesisht tek elementët që drejtojnë kohën reale. Është një mënyrë e re e të menduarit në të cilën jo vetëm që individi duhet të vendosë se si do të shfrytëzojë kohën, por duhet të vendosë për mënyrën se si do të udhëheqë jetën.
Në këtë rast, jeta udhëhiqet nga kuptimi, kontributi dhe balancimi i gjërave. Elementët që duhet të mbizotërojnë janë: vëmendja tek eficienca, principet dhe marrëdhëniet me njerëzit. Njerëzit konsiderohen si më të rëndësishëm sesa axhendat dhe oraret. Gjithashtu, kjo gjeneratë zbaton pikat më të mira të tri gjeneratave të mëparshme.
Zbatimi në praktikë
Edhe vizioni dhe principet që gjenden tek ndërgjegjja jonë duhen organizuar. Më poshtë po paraqesim gjashtë hapat që mund t’ju ndihmojnë në menaxhimin e kohës personale apo atë të të bërit biznes:
Kuptimi i misionit (personal apo i kompanisë)
Në këtë pikë të parë, është shumë e rëndësishme që t’i jepni përgjigje pyetjeve të tilla si: Çfarë i jep kuptim jetës time? Cilat janë gjërat më të rëndësishme për mua? Çfarë synoj të arrij në të ardhmen? Këto pyetje janë të domosdoshme për t’u përqendruar tek gjërat që vërtet dëshironi të bëni. Në këtë mënyrë nuk harxhoni më kohë duke mos qenë i sigurt mbi këto përgjigje.
Sqarimi i roleve (apo detyrave)
Çdo njeri ka një rol të ndryshëm në jetë. Një rol në familje, një në punë, një në shoqëri, etj. Secili prej këtyre roleve ka objektiva dhe përgjegjësi të ndryshme. E rëndësishme është që të mos lihet pas dore asnjë prej tyre.
Identifikimi i qëllimeve dhe objektivave
Mund të përcaktoni çdo javë për secilin nga rolet e mësipërme se cilat janë gjërat më të rëndësishme që duhen bërë, që do të kenë efekt sa më pozitiv. Në rast se bëhet fjalë për objektiva afatgjatë, atëherë duhet të identifikoni prioritetet afatgjatë dhe afatshkurtër për të arritur qëllimin.
Organizim javor
Mbajtja e shënimeve, kalendarëve apo axhendave mbi objektivat e mësipërme ndihmon në shumicën e rasteve. Megjithatë, në mënyrë që të shmanget stresi i vazhdueshëm në krijimin e axhendave shumë të shpeshta, një organizim javor i kohës do të ishte më i thjeshtë dhe më pak i lodhshëm. E rëndësishme në këtë pikë është që të kuptohet se çelësi i suksesit është që të hartohet një axhendë me prioritete dhe jo t’i jepet prioritet axhendës në vetvete. Mos bëni gjithmonë atë që është më urgjente, por atë që është më e rëndësishme.
Vazhdimësia
Në rast se organizimi i një jave rezulton i suksesshëm, atëherë organizimin e javës së ardhshme mbështeteni tek kjo që mbyllët me sukses. Gjithmonë është ide e mirë që të ngrihen themele mbi një sukses të provuar.
Vlerësimi
Ky hap është përgjithësisht individual dhe gjithkush mund të ketë mënyrat e veta të vlerësimit. Mund të krijoni edhe shpërblime për veten, në rast se përmbushni objektivat e caktuar. Vlerësimi mund të bëhet bazuar mbi shifra, por edhe mbi mënyrën se si ndjeheni. Ky proces vlen edhe për të modifikuar gjërat që nuk shkojnë mirë me menaxhimin e kohës.