Pavarësisht popullaritetit të mesazheve dhe mediave sociale në ditët e sotme, e-mail mbetet forma më e zakonshme e komunikimit me shkrim në botën e biznesit – dhe zakonisht më e abuzuara për nga forma e përdorimit të saj. E-mail të shpeshta, të shkurtra, që nuk japin të gjithë kuptimin, kanë ankesa, gramatikë e gabuar, hapësira të tepërta? Duhen shmangur. Por , si?!
Më poshtë kemi listuar dhjetë këshilla të shpejta për shkruar një e-mail professional:
1. Gjithmonë plotësoni në rreshtin e subjektit me një temë që do të thotë diçka për lexuesit tuaj. Jo “urgjente” ose “të rëndësishme!” por përgjithësisht tema e visedës suaj.
2. Vendosni pikën kryesore të bisedës, që në fjalinë e hapjes. Shumica e lexuesve nuk do të rrinë rreth e rrotull për një fund të largët dhe të paparashikuar.
3. Kurrë mos e fillo një e-mail me shprehje të paqarta, “kjo” – si psh: “Kjo duhet të bëhet nga 5:00.” Gjithmonë specifikoni asaj që i referoheni.
4. Mos përdorni gërmat kapitale (CAPS LOCK) shpesh. Një shkrim i tillë ngjason si urdhër.
5. Si rregull i përgjithshëm, duhen shmangur shkurtesat dhe akronimet. Krijojnë paqartësi.
6. Jini preciz dhe i sjellshëm. Nëse e-mail-i juaj shkon më shumë se dy ose tre paragrafë, reduktoni mesazhin ose shtoni një shtojcë në fund të tij.
7. Mos harroni të thoni “ju lutem” dhe “faleminderit”.
8. Shto një bllok në fund (nënshkrim) me informacionin e përshtatshë, si kontakti (në shumicën e rasteve, emrin tuaj, adresën e biznesit, dhe numrin e telefonit).
9. Rilexo dhe korigjo gjithmonë bisedën e sapo shkruar, mund të dukeni i shkujdesur.
10. Së fundi, mos u përgjigjni menjëherë e-mail të rëndësishme. Nëse keni nevojë për më shumë se 24 orë për të mbledhur informacion ose të merrni një vendim, dërgojini bashkëbiseduesit tuaj një përgjigje të shkurtër, që shpjegon vonesën.