Takimet e mira krijojnë efikasitet.
Problemi është që ne të reduktojmë kohën e shpenzuar në takime të gjata. Ka nga ata CEO që thonë se e marrin punën në shtëpi për ta përfunduar gjatë natës sepse ditët e tyre shpenzohen për mbledhjet.
‘… dikush ose takohet ose punon. Askush nuk mund ti bëjë të dyja në të njëjtën kohë.’ sipas ekspertit Peter Drucker.
10 mënyrat për të shkurtuar takimet e gjatë:
- Ndaloni pajisjet elektronike. Gjithkush do të jetë në ankth për t’i dhënë fund takimit në qoftë se ata nuk mund të lexojnë ose të dërgojnë tekste ose email.
- Dërgoni materialet rreth cështjes një ditë më parë. Njihuni me një lojtar kyç i cili mund të mbledhë dhe përmbledhë materiale për ekipin. Shqyrtoni dhe miratoni të gjitha informatat përpara se të dërgohen.
- Shprehni qëllimin e takimit kur të dërgoni rendin e ditës. Deklaroni sërish qëllimin në fillim të takimit. Një takim pa një qëllim është një humbje e plotë e kohës.
- Përcaktoni artikujt e veprimit në rendin e ditës, jo pikat e diskutimit. Citoni çfarë duhet të realizohet.
- Pyesni njerëzit për përfundimet e tyre kur të fillojnë të flasin. Mësoni shokëve të ekipit të dalin drejt e në temë duke pyetur:cili është përfundimi juaj?cili është rekomandimi juaj?cfarë kërkoni?
- Minimizoni komunikimin me një drejtim. Nxisni komunikimin e dyanshëm dhe në kohë reale.
- Limitoni numrin e pjesëmarrësve në pesë apo gjashtë më së shumti. Grupe të vogla:Rrisni pronësinë; Ngrini përgjegjësinë; Shkurtoni kohën e nevojshme për takim.
- Përfundoni takimin në kohën e caktuar. Mësojini njerëzve që ju i përmbaheni rendit të ditës.
- Mos e shpërbleni plogështinë ngadalësi duke rishikuar.
- Dergoni rezultatet e takimit:Rishikoni vendimet e marra; Listoni përgjegjësitë që duhen ndjekur. Personi i cili nuk ka diçka për të bërë pas takimit, nuk duhet të ishte pjesmarrës në takim; Përfshini afate.