Në ritmet e shpejta të jetës moderne të punës, efikasiteti është çelësi.
Ndërsa natyra e punës, vazhdon t’i nënshtrohet një shqyrtimi intensiv, të përqendruar kryesisht në ‘ku’, debatet rreth shpeshtësisë dhe domosdoshmërisë së mbledhjeve në vendin e punës, janë rritur gjithashtu.
Kjo temë, tani diskutohet në një masë të konsiderueshme, dhe me të drejtë.
Në vitin 2024, ne kemi shumë mundësi, për të ndryshuar produktivitetin, kreativitetin dhe kënaqësinë e punonjësve. Ka arsye bindëse, pse ekipet e punës, duhet të kenë shumë më pak mbledhje.
Kostoja e mbledhjeve të tepërta
Kostoja e qendrimit të njerëzve nëpër mbledhje të tepërta, është arsyeja e parë.
Në thelbin e shumicës së ekipeve të punës, drejtuesit zakonisht janë mjaft të vëmendshëm, në lidhje me përbërjen e ekipeve.
Organizimi i mbledhjeve është diçka, që shumica e shohin si një detyrë produktive, progresive, dhe për këtë arsye, shpesh nuk përmendet, kur bëhet fjalë për asgjësimin e aktiviteteve të panevojshme dhe të kushtueshme.
Studimet nxjerrin në pah një prirje, ku mbledhjet e tepërta, mund të ulin ndjeshëm produktivitetin.
Në mënyrë të veçantë, një studim i kryer nga Harvard Business Review, zbuloi një rritje mjaft të konsiderueshme prej 71% në produktivitetin dhe kënaqësinë e punonjësve, kur frekuencat e mbledhjeve u reduktuan me 40%.
A mund të kalohet më mirë diku tjetër koha e kaluar nëpër mbledhje? Patjetër.
A mund të jepet informacioni. në një mënyrë më të mirë dhe më të synuar? Patjetër.
Ndikimi psikologjik dhe operacional
Shumë punonjës thonë se mbledhjet më të pakta, i bën ata të ndihen më autonomë dhe më pak të mikromenaxhuar, që do të thotë se ata e mbajnë veten më të përgjegjshëm për kryerjen e punës.
Teknikat e reduktimit të mbledhjeve strategjike
Le të shohim se si biznesi juaj, mund të optimizojë praktikat e mbledhjeve:
Ditët pa takime: Lejoni, që ajo punë e thellë të kryhet. Duhet të ketë ditë, ku ndërprerjet ndodhin rrallë dhe rrjedha e punës të lulëzon me përqendrim.
Jepini prioritet takimeve të drejtuara nga axhenda e mbledhjes: Mos u takoni, nëse nuk e dini pse po mblidheni. Annette Catino, CEO e QualCare Alliance Network, e shpreh bukur këtë: “Më jep një axhendë mbledhjeje, ose përndryshe nuk do të marr pjesë.” Takohuni më mirë, jo më shpesh.
Kufizoni kohëzgjatjen dhe madhësinë e takimit: Amazon përdor një rregull me dy pica – mos ftoni më shumë njerëz, sesa mund të ushqehen me dy pica. Mos e vërshoni dhomën dhe mos e mbingarkoni, dhe do të merrni të dhëna dhe rezultate më të menduara.
Përqafoni teknologjinë: Integroni mjetet e inteligjencës artificial (IA), mjetet e menaxhimit të takimeve dhe platformat, që mund të automatizojnë pjesë të takimeve, për të maksimizuar efikasitetin. Mos e humbni kohën, duke bërë detyra të kota dhe të zakonshme.
Mos qëndroni prapa tendencës dhe tani e tutje, krijoni një culture, që takimet të bëhen më të mira, jo më të ngarkuara, pavarësisht nëse bëhen personalisht apo në distancë.
/ Shqip.al