Pjesëmarrësit e painteresuar mund ti bëjnë qartazi takime të paefektshëm dhe joproduktiv, por çfarë mund të bëjnë udhëheqësit për të ri-angazhuar punonjësit e tyre? Ekspertët sugjerojnë këto katër këshilla për të përfituar në maksimum nga takimet tuaja:
Ndërveprimi ballë për ballë është i rëndësishëm. ‘Konferencat telefonike’ kursejnë kohë dhe udhëtim, por por humbasin lidhjen e njeriut. Hulumtimet tregojnë se një lidhje vizuale përmirëson komunikimin dhe bashkëpunimin, dhe 94 për qind e të anketuarve thanë se komunikimi ballë për ballë përmirëson marrëdhëniet e biznesit.
Koha është gjithçka. Në pasuritë e patundshme, ka të bëjë e gjitha me vendin, por për takimet, koha ka më shumë rëndësi. Bëhuni strategjik në zgjedhjen më të mirë të kohës, datës dhe vendit për një takim produktiv. Harrojeni mbingarkesën e së hënës dhe programoni takime rreth fundit të javës. Planifikoni takimin tuaj për mes ditë në mënyrë që ti mundësoni njerëzve ti kryejnë punët në mëngjes dhe pasdite.
Më pak fjalë, më shumë veprim. Eleminoni takimet që konsumojnë shumë kohë në favor të seancave vepruese që të merrni rezultate. Ndani informacion të tillë si raporte nga takime të mëparshme apo përditësime të projektit përpara takimit. Përdorimi i email është një mënyrë efikase për të shpërndarë informacionin dhe përfundoni punën përgatitore në mënyrë që të pranishmit të shfaqen të gatshëm të zhyten në sendet thelbësore të rendit të ditës.
Kushdo duhet të ketë të drejtën e fjalës. Limitoni nr e pjesëmarrësve vetëm me personat që duhet të jenë atje, dhe informoni të tjerët përmes emailit. Një takim me pjesëmarrësit thelbësore do të sigurojë që ju të mos humbisni në kohë. Këto konferenca nuk duhet të përcjellin ndjesinë e diktatorit, por të perceptohen si një përpjekje në ekip.
Për të lehtësuar angazhimin, cdo kush duhet të ketë një rol dhe sigurojuni që të gjithë pjesëmarrësit të kenë mundësinë për të folur.